Pierwszym etapem na drodze do kariery dyplomatycznej jest aplikacja dyplomatyczno-konsularna. Nabór odbywa się w drodze konkursu i zazwyczaj ogłaszany jest raz w roku. Decyzję w sprawie ogłoszeniu naboru na aplikację dyplomatyczno-konsularną podejmuje Dyrektor Generalny Służby Zagranicznej. Co roku ustala on także specjalizacje, na które MSZ będzie poszukiwał kandydatów.

Osoby wyłonione w drodze konkursu zatrudniane są w MSZ na okres jednego roku. W tym czasie przygotowują się teoretycznie i praktycznie do pracy w służbie zagranicznej. Warunkiem uzyskania statusu członka korpusu dyplomatyczno-konsularnego jest zdanie egzaminu dyplomatyczno-konsularnego.  Dopiero wówczas nadawany jest pracownikowi stopień dyplomatyczny.

Co najmniej po 2 latach pracy w Ministerstwie można ubiegać się o wyjazd do pracy w polskiej placówce zagranicznej. Okres pobytu w placówce standardowo wynosi 4 lata, ale w szczególnych okolicznościach może być przedłużony lub skrócony. Kolejne lata kariery w MSZ to naprzemiennie praca w MSZ w Warszawie oraz w placówce zagranicznej.

Zobacz więcej w Rozporządzeniu Prezesa Rady Ministrów z dnia 23 grudnia 2002 r. w sprawie określenia stanowisk oraz mnożników do ustalenia składników wynagrodzenia w służbie zagranicznej.

Podstawowym aktem prawnym określającym zasady funkcjonowania służby zagranicznej, a także prawa i obowiązki jej pracowników, jest Ustawa o służbie zagranicznej z dnia 27 lipca 2001 (Dz. U. z dnia 9 listopada 2001 r.).